Những lỗi cần tránh khi thuê văn phòng là một trong những chia sẻ thực tế mà chúng tôi tích lũy được trong quá trình làm việc với rất nhiều khách hàng. Với mục đích tiết kiệm thời gian và lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất, các bạn nên tránh những điều cơ bản sau.

Không xác định rõ yêu cầu và mục tiêu

Các yêu cầu về vị trí, diện tích, chi phí và các dịch vụ tiện ích kèm theo cần được xác định rõ ràng và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo quá trình tìm thuê văn phòng được diễn ra nhanh chóng và phù hợp nhất.

• Vị trí thuê: dựa trên đặc điểm và định hướng kinh doanh, doanh nghiệp cần vị trí tốt để quảng bá thương hiệu hay chỉ cần một không gian làm việc yên tĩnh và tập trung nghiên cứu? Vì vậy mà đưa ra quyết định thuê tại trung tâm thành phố hay vùng rài ở ngoại ô.
• Diện tích: đặc thù về loại hình, số lượng nhân viên, khách hàng, yêu cầu về cấu trúc, bộ phận văn phòng sẽ ảnh hưởng đến diện tích văn phòng cho thuê
• Chi phí: xác định mức ngân sách có thể và sẵn sàng chi trả là một trong những yếu tố tiên quyết được đặt ra hàng đầu.

Ngân sách thấp, yêu cầu cao

Đây là một trong những vấn đề mà rất nhiều khách hàng gặp phải do tâm lí “cố một chút”. Việc thuê văn phòng mong muốn nhưng với mức chi phí cao hơn mức sẵn sàng chi trả một ít hay quá nhiều cũng đều có thể tạo ra gành nặng về ngân sách sau này.

Không có kế hoạch dự phòng cho những thay đổi trong quá trình hoạt động

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, sẽ có không ít những yếu tố mới nảy sinh: Số lượng nhân viên tăng, mô hình kinh doanh mở rộng,… Các yếu tố biến đổi này cần được dự trù trước từ 3 – 5 năm để tránh trường hợp chuyển văn phòng làm tổn hao thêm nhiều chi phí: chi phí chuyển văn phòng, thay đổi tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp, thông báo khách hàng, tìm văn phòng mới,…

Xem thêm: Thuê văn phòng | 5 điểm cần lưu ý khi tìm thuê văn phòng

Toàn bộ chi phí đã được tích hợp trong giá thuê ban đầu

Sẽ có những chi phí và vấn đề phát sinh trong quá trình thuê văn phòng mà khách hàng và tòa nhà cần phải thống nhất và làm rõ trước khi kí hợp đồng.

Bởi chi phí thuê văn phòng chia làm 2 loại: nhóm chi phí cố định, biến đổi, phát sinh khác

Chi phí cố định gồm tiền thuê văn phòng, và phí quản lí (tiếp tân, bảo vệ, vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa các khu vực công cộng như hành lang, thang máy,…)

Chi phí biến đổi: chi phi điện, bãi đỗ,..

Chi phí phát sinh khác: đây là khoản phí ít được mọi người để ý đến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có nhân viên làm thêm giờ, vì vậy việc thống nhất về phí dịch vụ liên quan như giữ xe, điện, quản lí,… ngoài giờ làm việc chung sẽ được tính như thế nào.

Không quan tâm đến nhu cầu của nhân viên

Nhân viên là người sử dụng văn phòng và tất nhiên sẽ bị ảnh hưởng bởi những yếu tố liên quan đến văn phòng. Vì vậy các doanh nghiệp muốn phát triển employer branding với những chính sách phúc lợi để thu hút nhân tài cần quan tâm đến lợi ích của nhân viên tại văn phòng:

• Vị trí văn phòng cho thuê có thuận tiện cho sự di chuyển của nhân viên?
• Mức độ tiện nghi của văn phòng tới quá trình làm việc của nhân viên?
• Các dịch vụ đi kèm: ăn uống, bãi đỗ xe đã sẵn có và đầy đủ?

Và còn rất nhiều yếu tố khác cần lưu tâm tùy theo chính sách của doanh nghiệp.

Lơ là trong việc xem xét và đánh giá tòa nhà, văn phòng

Văn phòng và tòa nhà sẽ là nơi làm việc của toàn bộ công ty trong thời gian sắp tới, vì vậy việc không giành thời gian để đánh và và xem xét một cách cụ thể có thể dẫn tới những mâu thuẫn phát sinh sau hợp đồng.

Văn phòng cho thuê sẽ được thiết kế và thi công lại phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp vì vậy cần tính toán trước (xin tư vấn của đội ngũ thiết kế - nếu được) trước khi xác định kí thuê văn phòng.

Các bạn có thể ghi chép và tổng hợp lại những đặc điểm của từng văn phòng và tòa nhà sau đó đưa ra quyết định phù hợp cuối cùng.

Chuyển tiền đặc cọc quá nhanh trước khi xem xét hợp đồng cụ thể.

Offer To Lease – Thư mời thuê văn phòng gửi cho khách hàng trước khi chuyển tiền đặt cọc thường không cụ thể và chi tiết bằng hợp đồng. Vì vậy, hãy yêu cầu ban quản lí tòa nhà gửi hợp đồng dự thảo để xem xét và trao đổi trước khi chuyển bất cứ loại tiền nào

Xem thêm: Vị trí, diện tích và giá văn phòng cho thuê tại Quận 1

Không đo lại diện tích văn phòng

Không phải tất cả tòa nhà đều uy tín đưa ra con số chính xác về diện tích văn phòng. Vì vậy, khách hàng nên cẩn thận kiểm tra lại bằng cách tự đo diện tích để đảm bảo không bị hớ bất cứ khoản chi phí nào. Chi phí trả trong vòng 3-5 năm cho một khoản diện tích không hề tồn tại có thể được đầu tư vào những đầu mục có ích hơn.

Lựa chọn đội ngũ thiết kế và thi công trễ

Tìm và lựa chọn đội ngũ thiết kế, thi công sớm giúp bạn có thể lựa chọn được đối tác tốt hơn. Hiện nay, có nhiều công ty thiết kế và thi công cạnh tranh bằng những chính sách ưu đãi như miễn phí bố  trí mặt bằng hay khái toàn chi phí đầu tư. Việc cắt giảm được 2 chi phí này sẽ giúp khách hàng giảm được một lượng phí khá lơn.

Trên đây là 9 cần tránh khi tìm thuê văn phòng, chúc các bạn sớm tìm được văn phòng giá rẻ và như ý.

Xem thêm văn phòng cho thuê ở các quận khác